Faktura proforma to dokument handlowy i informacyjny, a nie faktura VAT ani dowód księgowy. Nie rodzi obowiązku podatkowego, nie podlega księgowaniu i nie jest wysyłana do KSeF. Najczęściej służy jako oferta, podsumowanie warunków transakcji albo wezwanie do zapłaty przed jej rozliczeniem.
Czym jest faktura proforma?
Proforma przypomina wyglądem fakturę VAT, ale ma inny status. Informuje nabywcę o przedmiocie transakcji, cenie, podatku i terminie płatności, zanim sprzedawca wystawi właściwy dokument księgowy. Jej wystawienie jest dobrowolną praktyką biznesową, a nie obowiązkiem wynikającym z ustawy o podatku od towarów i usług.
Sama proforma nie potwierdza sprzedaży, dostawy towaru ani wykonania usługi. Nie powoduje powstania obowiązku w VAT ani przychodu do rozliczenia w podatku dochodowym. Nabywca nie może też odliczyć podatku naliczonego ani ująć proformy jako kosztu.
Faktura proforma a faktura VAT – najważniejsze różnice
Oba dokumenty mogą zawierać podobne dane, lecz ich skutki prawne i podatkowe są odmienne:
| Cecha | Faktura proforma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Status prawny | Dokument handlowy o charakterze informacyjnym | Dokument księgowy potwierdzający sprzedaż lub otrzymanie zaliczki |
| Obowiązek podatkowy | Nie powstaje na skutek jej wystawienia | Może powstać zgodnie z zasadami ustawy o VAT |
| Księgowanie | Nie podlega ujęciu w KPiR ani ewidencji VAT | Stanowi podstawę rozliczeń po stronie sprzedawcy i nabywcy |
| KSeF | Nie jest przekazywana do KSeF | Podlega zasadom właściwym dla faktur objętych KSeF |
| Prawo do odliczenia VAT | Nie daje takiego prawa | Może być podstawą odliczenia, jeśli spełnione są warunki ustawowe |
Podstawą rozliczenia nie jest więc proforma, lecz późniejsza faktura VAT. Stanowisko Ministerstwa Finansów oraz przepisy ustawy o VAT wskazują, że proforma nie jest fakturą w rozumieniu tej ustawy.
Kiedy warto wystawić fakturę proforma?
Proforma sprawdza się wtedy, gdy strony chcą uzgodnić warunki transakcji przed jej wykonaniem lub przed wystawieniem dokumentu podatkowego. Najczęściej stosuje się ją w następujących sytuacjach:
- Oferta handlowa – przedstawia cenę, zakres dostawy lub usługi oraz przewidywany termin płatności.
- Wezwanie do zapłaty przedpłaty – wskazuje kwotę, którą klient powinien wpłacić przed realizacją zamówienia.
- Potwierdzenie ustaleń – porządkuje warunki uzgodnione telefonicznie, mailowo lub podczas rozmowy handlowej.
- Obsługa celna i bankowa – w handlu międzynarodowym może służyć jako dokument informacyjny dla urzędu celnego, banku lub kontrahenta.
Proforma nie jest jednak formalnym wezwaniem do zapłaty w takim znaczeniu jak dokument księgowy. Odbiorca płaci na jej podstawie dlatego, że akceptuje przedstawione warunki, a nie dlatego, że samo wystawienie proformy tworzy obowiązek zapłaty.
Co dzieje się po opłaceniu proformy?
Opłacenie proformy nie kończy obiegu dokumentów. Sprzedawca musi rozliczyć rzeczywiste zdarzenie gospodarcze za pomocą właściwej faktury:
- Sprzedawca wystawia proformę i przekazuje ją nabywcy poza KSeF.
- Nabywca akceptuje warunki i wpłaca całość albo część wskazanej kwoty.
- Sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową, jeżeli otrzymał przedpłatę przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.
- Po wykonaniu dostawy lub usługi wystawiana jest faktura końcowa, jeżeli do zapłaty pozostała część należności.
Jeżeli klient zapłacił całą kwotę po wykonaniu świadczenia, sprzedawca wystawia właściwą fakturę VAT. Proforma pozostaje dokumentem pomocniczym i nie zastępuje faktury zaliczkowej ani końcowej.
Co powinna zawierać faktura proforma?
Przepisy nie określają szczegółowego wzoru proformy. Dobrą praktyką jest jednak przygotowanie jej tak, aby odzwierciedlała przyszłą fakturę VAT i pozwalała jednoznacznie rozpoznać planowaną transakcję. Dokument powinien zawierać:
- Wyraźne oznaczenie „Faktura proforma” albo „Proforma” oraz informację, że dokument nie jest fakturą VAT.
- Numer dokumentu, najlepiej z osobnej serii numeracyjnej, oraz datę wystawienia.
- Dane sprzedawcy i nabywcy, w tym nazwy, adresy i numery NIP, jeśli są stosowane.
- Opis towaru lub usługi, ilość, jednostkę miary, cenę jednostkową, wartości netto, stawkę i kwotę VAT oraz wartość brutto.
- Termin płatności, numer rachunku bankowego i ewentualny termin ważności oferty.
Najczęstszym błędem jest wystawienie dokumentu wyglądającego jak faktura VAT bez wyraźnego oznaczenia „proforma”. Oddzielna numeracja i adnotacja o braku mocy księgowej ograniczają ryzyko pomyłki. Proformy nie należy księgować ani przesyłać do KSeF.
Proforma jest wygodnym sposobem przedstawienia warunków transakcji, ale dopiero faktura VAT lub faktura zaliczkowa dokumentuje zdarzenie podlegające rozliczeniu. Po otrzymaniu pieniędzy sprzedawca powinien wystawić właściwy dokument w wymaganym terminie.
