Błędną datę sprzedaży na fakturze trzeba skorygować, ale sposób zależy od skutków pomyłki. Jeśli prawidłowa i błędna data przypadają na ten sam okres rozliczeniowy, zwykle wystarczy korekta formalna. Gdy zmiana przenosi sprzedaż do innego miesiąca lub roku, potrzebna jest faktura korygująca, a następnie możliwa korekta JPK_V7 i zapisów księgowych.
Dlaczego data sprzedaży ma znaczenie?
Data sprzedaży oznacza datę dokonania dostawy towaru albo wykonania usługi. Nie zawsze jest taka sama jak data wystawienia faktury. To właśnie rzeczywisty moment wykonania świadczenia może decydować o powstaniu obowiązku podatkowego w VAT oraz o ujęciu przychodu w rozliczeniu podatku dochodowego.
Przykładowo, jeżeli usługa została wykonana 30 września, ale na fakturze wpisano 10 października jako datę sprzedaży, dokument może sugerować rozliczenie transakcji w październiku. W zależności od rodzaju świadczenia obowiązek podatkowy mógł jednak powstać już we wrześniu.
Przed wyborem dokumentu korygującego sprawdź przede wszystkim, czy zmiana daty wpływa na okres rozliczeniowy:
- Błąd formalny – prawidłowa i błędna data przypadają na ten sam miesiąc, a zmiana nie wpływa na rozliczenie VAT ani moment ujęcia przychodu.
- Błąd podatkowy – prawidłowa data przypada na inny miesiąc lub rok, przez co sprzedaż mogła zostać wykazana w niewłaściwym okresie.
- Zmiana kursu waluty – przy fakturze walutowej nowa data może wymagać zastosowania innego kursu, dlatego korekta może objąć także wartości dokumentu.
- Okres już rozliczony – jeżeli wysłano JPK_V7 albo obliczono zaliczkę na podatek, sama poprawa dokumentu może nie wystarczyć.
Nota korygująca czy faktura korygująca?
Ustawa o VAT dopuszcza dwa sposoby poprawienia błędnej daty sprzedaży. Fakturę korygującą wystawia sprzedawca. Notę korygującą wystawia nabywca, a sprzedawca musi ją zaakceptować.
| Cecha | Nota korygująca | Faktura korygująca |
|---|---|---|
| Kto wystawia? | Nabywca | Sprzedawca |
| Kiedy stosować? | Przy błędzie formalnym, który nie zmienia kwot ani okresu rozliczeniowego | Przy zmianie okresu podatkowego, wartości lub innych danych wymagających korekty przez sprzedawcę |
| Zgoda drugiej strony | Wymaga akceptacji sprzedawcy | Nie wymaga akceptacji nabywcy |
| Zmiana okresu VAT | Nie powinna służyć do przesuwania sprzedaży między okresami | Jest właściwym rozwiązaniem, gdy data wpływa na okres rozliczenia |
Przepisy nie wyłączają daty dokonania dostawy lub wykonania usługi z zakresu danych, które mogą zostać poprawione notą. Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9 marca 2023 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.86.2023.1.JG. Nie oznacza to jednak, że nota jest właściwa w każdej sytuacji.
Jeżeli korekta daty zmienia miesiąc lub rok rozliczenia VAT, bezpieczniej wystawić fakturę korygującą. Nota korygująca nie powinna być wykorzystywana do ukrywania przesunięcia obowiązku podatkowego. Dokument musi odzwierciedlać rzeczywistą datę transakcji.
Jak skorygować datę sprzedaży w KSeF?
W KSeF nie można edytować ani usunąć przyjętej faktury. Korekta jest nowym dokumentem, który trzeba powiązać z fakturą pierwotną. Przed wystawieniem sprawdź faktyczną datę wykonania usługi lub dostawy i zachowaj dokumenty potwierdzające tę datę.
Wystawienie korekty w KSeF przebiega zasadniczo tak:
- Zaloguj się do KSeF i rozpocznij wystawianie nowej faktury w trybie rozszerzonym.
- Wybierz rodzaj dokumentu „Faktura korygująca” i wskaż rodzaj faktury pierwotnej.
- Wpisz przyczynę korekty, na przykład „Korekta daty sprzedaży – omyłkowo wskazano błędną datę”.
- Uzupełnij dane faktury korygowanej, w tym jej numer, datę wystawienia oraz numer KSeF, jeżeli został nadany.
- W szczegółach korekty wybierz wspólną dla całej faktury datę dokonania lub zakończenia dostawy albo wykonania usługi.
- Wprowadź prawidłową datę sprzedaży, sprawdź pozostałe dane i wyślij dokument do KSeF.
Jeżeli korekta dotyczy wyłącznie daty, kwoty netto, VAT i brutto zwykle pozostają bez zmian. Wyjątkiem może być faktura walutowa, gdy prawidłowa data powoduje zastosowanie innego kursu waluty.
Ostrzeżenie: nie próbuj poprawiać daty przez edycję faktury pierwotnej w programie, jeżeli dokument został już przyjęty przez KSeF. Taki dokument nadal istnieje w systemie. Trzeba wystawić korektę i prawidłowo ująć jej skutki w ewidencjach.
Co zrobić, gdy program nie pozwala skorygować samej daty?
Niektóre systemy księgowe mają ograniczenia techniczne. Przykładowo Comarch Optima może nie pozwalać na wystawienie korekty obejmującej wyłącznie datę sprzedaży. W takiej sytuacji stosuje się procedurę storna, czyli wyksięgowania błędnego zapisu, a następnie wprowadzenia prawidłowej sprzedaży.
- Oznacz pierwotną fakturę jako niepodlegającą księgowaniu albo wyksięguj ją ręcznie, jeżeli została już ujęta w ewidencji.
- Wystaw korektę do zera lub dokument korygujący zgodnie z możliwościami systemu, wskazując fakturę pierwotną i przyczynę korekty.
- Wprowadź nową fakturę z prawidłową datą sprzedaży, zachowując numerację i powiązanie z pierwotnym dokumentem.
- Sprawdź, czy zapisy w rejestrze VAT, księdze przychodów lub księgach rachunkowych odpowiadają rzeczywistej transakcji.
W systemie wFirma.pl szczegółowe czynności zależą od tego, czy faktura została już zaksięgowana i czy firma prowadzi księgowość uproszczoną, czy pełne księgi. Przy fakturze walutowej może być konieczne wyzerowanie pozycji oraz wystawienie nowego dokumentu z kursem właściwym dla prawidłowej daty.
Co zrobić po wystawieniu korekty?
Po poprawieniu faktury sprawdź nie tylko sam dokument, ale również wszystkie ewidencje, na które wpłynęła błędna data:
- skoryguj rejestr VAT sprzedaży albo zakupów, jeżeli zmienił się okres ujęcia transakcji,
- złóż korektę JPK_V7 za okres, w którym sprzedaż wykazano błędnie, oraz ujmij ją we właściwym okresie,
- przelicz zaliczkę na podatek dochodowy, jeżeli zmienił się moment ujęcia przychodu lub kosztu,
- sprawdź zapisy w KPiR albo księgach rachunkowych i wykonaj storno, gdy pierwotny zapis pozostał w ewidencji,
- zweryfikuj, czy zmiana nie wpływa na deklarację ZUS DRA albo inne rozliczenia zależne od dochodu.
Jeżeli JPK_V7 został już wysłany, korekta dokumentu nie aktualizuje automatycznie wcześniejszego pliku. Trzeba sprawdzić, czy zmiana dotyczy części ewidencyjnej, deklaracyjnej albo obu tych części.
Przed wysłaniem korekty sprawdź:
- rzeczywistą datę dostawy lub wykonania usługi,
- numer faktury pierwotnej i numer KSeF, jeżeli został nadany,
- przyczynę korekty oraz prawidłową datę sprzedaży,
- wpływ zmiany na VAT, podatek dochodowy, kurs waluty i ewidencje księgowe,
- konieczność korekty JPK_V7, zaliczki na podatek lub ZUS DRA.
Jeżeli zmiana dotyczy zamkniętego okresu, transakcji unijnych, faktury walutowej albo wielu dokumentów, skonsultuj sposób ujęcia z księgowym lub doradcą podatkowym. Najważniejsza zasada jest prosta: najpierw ustal, czy błędna data zmienia okres rozliczeniowy, a dopiero potem wybierz notę, fakturę korygującą albo procedurę storna.
Artykuł nie stanowi porady finansowej ani podatkowej. W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnej transakcji skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.
