Większość małych firm musi zacząć wystawiać faktury w KSeF 1 kwietnia 2026 r. Już od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca musi jednak być przygotowany na odbieranie faktur ustrukturyzowanych w systemie. Najmniejsze firmy, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą korzystać z odroczenia do 1 stycznia 2027 r.
Kiedy mała firma musi korzystać z KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Dla większości jednoosobowych działalności gospodarczych, mikrofirm i pozostałych podmiotów z sektora MŚP standardową datą obowiązku wystawiania faktur w systemie jest 1 kwietnia 2026 r.
Inaczej wygląda obowiązek odbierania dokumentów. Od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca, także firma korzystająca z odroczenia i podatnik zwolniony z VAT, musi mieć możliwość odbioru faktur zakupowych z KSeF. Oznacza to, że termin wystawiania faktur przez firmę i termin przygotowania do ich odbioru nie są takie same.
Harmonogram obowiązkowego KSeF
| Grupa podatników | Data obowiązku wystawiania | Data obowiązku odbioru |
|---|---|---|
| Duże firmy ze sprzedażą za 2024 r. przekraczającą 200 mln zł brutto | 1 lutego 2026 r. | 1 lutego 2026 r. |
| Pozostali przedsiębiorcy, w tym MŚP, JDG i mikrofirmy | 1 kwietnia 2026 r. | 1 lutego 2026 r. |
| Najmniejsi podatnicy spełniający warunek limitu 10 000 zł brutto miesięcznie | 1 stycznia 2027 r. | 1 lutego 2026 r. |
Odroczenie do 2027 r. dotyczy wystawiania faktur, a nie odbierania dokumentów od kontrahentów. Mała firma może więc jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, ale musi odbierać faktury zakupowe przesłane przez dostawców, którzy zostali już objęci obowiązkiem.
Kto może skorzystać z odroczenia do 2027 roku?
Do 31 grudnia 2026 r. faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF mogą wystawiać najmniejsi podatnicy, jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto. Do wartości wlicza się kwotę podatku.
Próg dotyczy sprzedaży, dla której faktura musi być wystawiona w KSeF. Przy ustalaniu limitu trzeba uwzględnić:
- Faktury B2B – dokumentujące sprzedaż na rzecz innych przedsiębiorców.
- Łączną wartość faktur wystawionych w danym miesiącu – a nie średnią sprzedaż z kilku miesięcy.
- Kwotę brutto – razem z należnym podatkiem.
- Fakturę, która powoduje przekroczenie progu – od tego dokumentu powstaje obowiązek wystawiania w KSeF.
Do limitu nie wlicza się sprzedaży konsumenckiej udokumentowanej paragonami ani faktur B2C, ponieważ faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są objęte obowiązkowym KSeF. Nie uwzględnia się także dokumentów wyłączonych z systemu, takich jak określone bilety uznawane za faktury.
Przekroczenie limitu nawet w jednym miesiącu ma trwały skutek. Faktura, która przekroczy 10 000 zł, musi zostać wystawiona w KSeF, a następne faktury również podlegają już temu obowiązkowi. Powrót do odroczenia nie jest możliwy, nawet gdy w kolejnych miesiącach sprzedaż spadnie poniżej limitu.
Jak przygotować odbiór faktur od 1 lutego 2026 r.?
Firma, która sama może wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r., powinna wcześniej ustalić sposób odbierania dokumentów zakupowych. Przed 1 lutego 2026 r. sprawdź następujące kwestie:
- Uzyskaj dostęp do KSeF przy użyciu profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub innej metody uwierzytelnienia właściwej dla firmy.
- Ustal z księgowością, kto będzie pobierać faktury i jak dokumenty trafią do ewidencji.
- Zapewnij narzędzie do przeglądania faktur ustrukturyzowanych, na przykład Aplikację Podatnika KSeF lub rozwiązanie zintegrowane z systemem księgowym.
- Sprawdź, czy dostawcy i kontrahenci wiedzą, w jaki sposób przekazywać informacje o wystawionych dokumentach.
W praktyce faktura od dostawcy może trafić do KSeF, nawet gdy nabywca korzysta z odroczenia dotyczącego wystawiania własnych faktur. Brak dostępu do systemu może wtedy utrudnić szybkie pobranie dokumentu i przekazanie go do księgowości.
Dla małej firmy najważniejsze są więc dwie daty: 1 lutego 2026 r. jako termin przygotowania do odbioru faktur oraz 1 kwietnia 2026 r. jako standardowy termin rozpoczęcia wystawiania faktur w KSeF. Jeżeli miesięczna wartość faktur B2B nie przekracza 10 000 zł brutto, wystawianie można odroczyć do 1 stycznia 2027 r., ale przekroczenie tego limitu odbiera tę możliwość na stałe.
Artykuł dotyczy przepisów i terminów wdrożenia KSeF wskazanych w przekazanych materiałach. Przy nietypowej strukturze sprzedaży lub wątpliwościach dotyczących limitu warto skonsultować sytuację z księgowym albo doradcą podatkowym.
