Termin płatności – od daty sprzedaży czy wystawienia faktury?

Termin płatności nie musi być liczony ani od daty sprzedaży, ani od daty wystawienia faktury. W pierwszej kolejności decydują o nim ustalenia stron, zapisane w umowie, zamówieniu lub innym uzgodnieniu. Dopiero gdy takich ustaleń brakuje, znaczenie może mieć termin wskazany na fakturze, zwykle liczony od jej doręczenia.

Od której daty liczyć termin płatności?

Prawo cywilne nie ustanawia uniwersalnej zasady, zgodnie z którą termin zapłaty zawsze biegnie od daty sprzedaży albo od daty wystawienia faktury. Strony korzystają ze swobody umów, więc mogą ustalić na przykład, że płatność nastąpi w ciągu 14 dni od:

daty wystawienia faktury
daty sprzedaży lub wykonania usługi
doręczenia faktury nabywcy
odbioru towaru albo podpisania protokołu odbioru

Takie postanowienie powinno być jednoznaczne. Sama faktura nie powinna zmieniać wcześniejszych ustaleń stron. Jeżeli umowa przewiduje 30 dni od doręczenia dokumentu, wpisanie na fakturze 14 dni od daty wystawienia nie przesuwa automatycznie terminu uzgodnionego przez kontrahentów.

Faktura dokumentuje sprzedaż i może pełnić funkcję wezwania do zapłaty. Nie jest jednak źródłem każdego zobowiązania. Obowiązek zapłaty wynika przede wszystkim z umowy lub z samego zdarzenia gospodarczego, a faktura pomaga określić kwotę, podstawę i termin rozliczenia.

Jaka jest kolejność ustalania terminu płatności?

Przy ustalaniu, od kiedy liczyć termin zapłaty, zastosuj następującą kolejność:

Umowa – sprawdź, czy określa termin oraz zdarzenie, od którego należy go liczyć.
Zamówienie lub uzgodnienia mailowe – zweryfikuj, czy strony potwierdziły warunki płatności poza umową główną.
Faktura – jeśli wcześniejsze dokumenty nie regulują terminu, znaczenie może mieć termin wskazany na fakturze, doręczonej kontrahentowi.

Jeżeli nie zawarto formalnej umowy i nie uzgodniono terminu w zamówieniu, przedsiębiorca może wskazać termin na fakturze. W transakcjach handlowych termin ten nie powinien być liczony przed doręczeniem faktury. Gdy termin nie został określony, zastosowanie mogą mieć przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące spełnienia świadczenia po wezwaniu dłużnika.

W praktyce oznacza to, że faktura doręczona kontrahentowi może wyznaczać moment, od którego należy liczyć zapłatę, ale nie daje sprzedawcy pełnej swobody w ignorowaniu wcześniejszych ustaleń. Przy większych transakcjach, umowach ramowych i stałej współpracy najbezpieczniej wskazać wprost, czy termin biegnie od wystawienia, doręczenia, dostawy czy odbioru usługi.

Data sprzedaży a termin płatności – dlaczego to nie to samo?

Najczęstszy błąd polega na utożsamianiu terminu płatności z momentem powstania obowiązku podatkowego. Są to dwa różne zagadnienia. Data sprzedaży służy przede wszystkim do rozliczeń podatkowych, natomiast termin płatności określa, kiedy dłużnik powinien uregulować należność.

Cecha	Data sprzedaży (VAT)	Termin płatności
Cel	Wskazuje moment dostawy towaru, wykonania usługi albo inne zdarzenie istotne dla rozliczenia VAT.	Określa, kiedy należność powinna zostać zapłacona.
Podstawa	Wynika przede wszystkim z przepisów ustawy o VAT i charakteru konkretnej transakcji.	Wynika głównie z umowy, zamówienia, uzgodnień stron albo – przy ich braku – z przepisów cywilnych.
Wpływ	Może decydować o okresie ujęcia sprzedaży i obowiązku podatkowym VAT.	Wpływa na wymagalność długu, możliwość naliczenia odsetek i ocenę opóźnienia.

Przewiń tabelę w bok →

Co do zasady obowiązek podatkowy VAT powstaje w dniu dokonania dostawy towaru albo wykonania usługi. W niektórych sytuacjach znaczenie ma otrzymanie zaliczki, wystawienie faktury albo upływ terminu płatności. Są to jednak reguły podatkowe dotyczące określonych czynności, a nie ogólna zasada wyznaczania terminu zapłaty między kontrahentami.

Przykładowo, jeżeli towar dostarczono 10 maja, a fakturę wystawiono 2 czerwca z terminem 14 dni od jej doręczenia, data sprzedaży może przypadać na 10 maja, natomiast termin płatności rozpocznie się dopiero po doręczeniu faktury. Opóźnienie między tymi datami nie oznacza samo przez się, że termin zapłaty powinien być liczony od daty sprzedaży.

Jak ograniczyć spory o termin zapłaty?

Najbezpieczniejsze rozwiązanie polega na opisaniu terminu w umowie lub zamówieniu, a następnie powtórzeniu go na fakturze. Warto zwrócić uwagę na następujące elementy:

Wskaż zdarzenie początkowe – napisz, czy termin biegnie od doręczenia faktury, dostawy, wykonania usługi czy odbioru protokołu.
Ustal sposób doręczenia – przy fakturach elektronicznych określ, na jaki adres dokument jest wysyłany i kiedy uznaje się go za doręczony.
Potwierdzaj uzgodnienia – nawet przy niewielkiej transakcji zachowaj zamówienie, wiadomość e-mail albo akceptację oferty.
Sprawdź dokumenty wcześniejsze – faktura nie powinna zawierać terminu sprzecznego z umową lub zamówieniem.
Zadbaj o zgodność systemu księgowego – ustawienie, które liczy termin od daty sprzedaży lub wystawienia, jest tylko automatyzacją i nie zastępuje prawidłowych ustaleń.

Uwaga na zbyt długie terminy w B2B. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych ogranicza możliwość kształtowania terminów, które prowadzą do nadmiernego kredytowania kontrahenta. Jednostronne wpisanie bardzo długiego terminu na fakturze może być kwestionowane, zwłaszcza gdy nie wynika z uzgodnionej umowy. Przy dużych kontraktach, stałej współpracy lub sporze o zapłatę warto przeanalizować dokumenty z prawnikiem albo doradcą podatkowym.

Najprostsza zasada brzmi: najpierw sprawdź umowę, potem zamówienie i korespondencję, a dopiero na końcu fakturę. Jeżeli wcześniejszych ustaleń nie ma, wpisz na fakturze jasny termin i określ, od jakiego zdarzenia jest liczony. Data sprzedaży może mieć zasadnicze znaczenie dla VAT, ale sama nie przesądza o terminie zapłaty.