E-faktury – od kiedy są obowiązkowe?

Od kiedy firma musi korzystać z KSeF?

KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Harmonogram zależy przede wszystkim od wartości sprzedaży oraz od tego, czy firma należy do najmniejszych podmiotów objętych odroczeniem.

Do dnia rozpoczęcia właściwego etapu przedsiębiorca może wystawiać faktury poza KSeF, na przykład papierowo albo w formie elektronicznej. Od właściwego terminu faktury objęte obowiązkiem trzeba wystawiać jako faktury ustrukturyzowane w KSeF.

Wystawianie a odbieranie faktur w KSeF

Termin odroczenia dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur. Nie oznacza całkowitego zwolnienia z korzystania z systemu. Przedsiębiorca może być zobowiązany do odbierania faktur ustrukturyzowanych wcześniej, niż zacznie wystawiać własne dokumenty w KSeF.

Mała firma może do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF, ale musi odbierać faktury w systemie, jeżeli kontrahent prześle je tą drogą.

Dotyczy to także podmiotów, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł i które korzystają z odroczenia do 1 stycznia 2027 r. Przykładowo mikroprzedsiębiorca może wystawić własną fakturę tradycyjnie, ale fakturę zakupową wystawioną przez dostawcę w KSeF powinien odebrać w systemie.

Kogo i jakich transakcji nie obejmuje obowiązek?

KSeF nie dotyczy każdej faktury. Najważniejsze wyłączenia obejmują następujące grupy podmiotów i dokumentów:

• Podmioty, które nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
• Podmioty zagraniczne, których polskie stałe miejsce prowadzenia działalności nie jest związane z daną dostawą lub usługą.
• Faktury wystawiane na rzecz konsumentów, czyli w transakcjach B2C.
• Wybrane faktury dotyczące procedur szczególnych, w tym niektórych transakcji OSS i IOSS.
• Faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących, które do końca 2026 r. mogą być wystawiane poza KSeF.
• Dokumenty dotyczące czynności, dla których przepisy nie wymagają wystawienia faktury w KSeF, na przykład niektóre bilety autostradowe i dokumenty przewozu osób.

Wyłączenia zależą od rodzaju transakcji i statusu podatnika. Sam fakt, że przedsiębiorca jest zwolniony z VAT albo prowadzi niewielką działalność, nie oznacza automatycznie braku obowiązku odbierania faktur z KSeF.

Czy za błędy w KSeF będą kary?

Do 31 grudnia 2026 r. nie przewiduje się nakładania kar za naruszenia związane z obowiązkowym fakturowaniem w KSeF. Ten okres ma służyć przedsiębiorcom na dostosowanie procedur, oprogramowania i sposobu pracy z fakturami.

Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. W określonych przypadkach kara pieniężna może wynieść do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze albo do 18,7% kwoty brutto, gdy faktura nie zawiera podatku. Dotyczy to między innymi wystawienia faktury poza systemem bez podstawy prawnej lub nieprzesłania faktury wystawionej w trybie offline w wymaganym terminie.

Dla większości firm najważniejszą datą jest 1 kwietnia 2026 r. Najmniejsze podmioty, których sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mają odroczenie obowiązku wystawiania do 1 stycznia 2027 r., ale już wcześniej mogą musieć odbierać dokumenty w KSeF.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej ani prawnej. W przypadku nietypowej struktury działalności lub transakcji zagranicznych sposób stosowania przepisów warto skonsultować z doradcą podatkowym.