Jaki jest maksymalny termin płatności faktury dla firm?

Co do zasady maksymalny termin płatności faktury między prywatnymi firmami wynosi 60 dni. Gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, limit to zwykle 30 dni, a dla publicznego podmiotu leczniczego – 60 dni. Dłuższy termin w relacji B2B może być dopuszczalny tylko w określonych warunkach i nie może rażąco krzywdzić wierzyciela.

Jakie limity obowiązują w zależności od kontrahenta?

Podstawą jest Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. To ona ogranicza swobodę ustalania terminów zapłaty, szczególnie gdy jedna ze stron ma wyraźnie silniejszą pozycję gospodarczą.

Najważniejsze rozróżnienie dotyczy tego, kto jest dłużnikiem, a kto wierzycielem. Status MŚP lub dużego przedsiębiorstwa ma znaczenie przede wszystkim w relacjach asymetrycznych, gdy mała firma dostarcza towary lub usługi dużemu kontrahentowi.

W transakcji z udziałem podmiotu publicznego strony nie mogą swobodnie wydłużyć ustawowego terminu. Jeżeli świadczenie pieniężne ma być spełniane w częściach, limit stosuje się do zapłaty każdej części zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Czy termin płatności może przekraczać 60 dni?

Tak, ale nie w każdej relacji. W transakcjach między prywatnymi przedsiębiorcami strony mogą wyraźnie ustalić termin dłuższy niż 60 dni, gdy wierzycielem nie jest mikro-, mały ani średni przedsiębiorca. Takie postanowienie nie może jednak być rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela.

Przy ocenie bierze się pod uwagę między innymi charakter świadczenia, zwyczaje handlowe, przyczyny ustalenia długiego terminu oraz to, czy dłużnik wykorzystał przewagę ekonomiczną. Samo wpisanie do regulaminu terminu 90 lub 120 dni nie przesądza więc o jego skuteczności.

W razie sporu dłużnik może być zobowiązany do wykazania, że długi termin został uzasadniony i nie narusza interesów wierzyciela. Szczególne ryzyko występuje w relacjach z MŚP, które często nie mają realnej siły negocjacyjnej wobec dużej firmy.

Co wynika z wyroku TSUE w sprawie C-677/22?

W wyroku z 6 lutego 2025 r. w sprawie C-677/22 Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wskazał, że termin przekraczający 60 dni nie może być jednostronnie ukształtowany przez dłużnika. Konieczne jest wykazanie, że strony wyraziły zgodną wolę związania się takim warunkiem.

Dotyczy to także umów adhezyjnych, czyli dokumentów przygotowanych przez jedną stronę, które druga może zwykle tylko zaakceptować albo odrzucić. Akceptacja regulaminu aukcji, przetargu lub ogólnych warunków nie zawsze wystarczy, aby uznać, że dłuższy termin został rzeczywiście uzgodniony.

Ocena zależy od całej dokumentacji umownej i okoliczności zawarcia kontraktu. Sąd powinien sprawdzić zarówno zgodną wolę stron, jak i to, czy termin nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Wyrok nie ustanawia automatycznego zakazu każdego terminu 90- lub 120-dniowego, ale wyklucza bezrefleksyjne narzucanie go kontrahentowi.

Co grozi za przekroczenie terminu płatności?

Jeżeli dłużnik nie zapłaci w terminie, wierzyciel może dochodzić należności bez dodatkowego wezwania, gdy spełnił swoje świadczenie i doręczył fakturę lub rachunek. Najważniejsze konsekwencje to:

• Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych – ich wysokość zależy od stopy referencyjnej NBP. Zgodnie z dostarczonym stanem prawnym od 1 stycznia 2026 r. wynoszą 14% dla transakcji, w których dłużnikiem nie jest publiczny podmiot leczniczy, oraz 12% w transakcjach z publicznym podmiotem leczniczym.
• Odsetki za przedłużony termin płatności – przy terminie przekraczającym ustawowy limit mogą być naliczane już po upływie 30 albo 60 dni, zależnie od rodzaju dłużnika.
• Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – 40 euro przy świadczeniu do 5000 zł, 70 euro przy świadczeniu powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro przy świadczeniu wynoszącym co najmniej 50 000 zł.
• Postępowanie windykacyjne lub sądowe – wierzyciel może dochodzić zapłaty, odsetek i uzasadnionych kosztów przekraczających wysokość ryczałtowej rekompensaty.

W transakcjach z podmiotami publicznymi strony nie mogą ustalić odsetek wyższych niż przewidziane w ustawie. Przy nadmiernych opóźnieniach Prezes UOKiK może wszcząć postępowanie i nałożyć administracyjną karę pieniężną. Jej wysokość zależy między innymi od wartości opóźnionych świadczeń i długości zwłoki.

Uwaga: kara UOKiK nie zastępuje roszczeń cywilnych wierzyciela. Firma może równocześnie dochodzić należności, odsetek i rekompensaty, jeżeli spełnione są ustawowe warunki.

Jak ograniczyć ryzyko opóźnionych płatności?

Sam ustawowy limit nie zapewnia terminowej zapłaty. Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić nie tylko liczbę dni, lecz także sposób rozpoczęcia biegu terminu, wymagane dokumenty i procedurę odbioru świadczenia. Pomocne są następujące rozwiązania:

• Precyzyjny zapis umowny – wskaż termin, moment doręczenia faktury oraz zasady odbioru towaru lub usługi.
• Zaliczki i płatności częściowe – przy większych kontraktach rozliczaj etapy zgodnie z harmonogramem.
• Monitoring należności – kontroluj daty wystawienia faktur, wymagalności i faktycznych wpływów.
• Zabezpieczenia płatności – w zależności od umowy rozważ ubezpieczenie należności, weksel albo inne uzgodnione zabezpieczenie.

Przy ustalaniu terminu badania towaru lub usługi trzeba zachować ostrożność. Uzgodniony czas badania nie może być rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela ani przekraczać 30 dni od otrzymania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli termin płatności jest szczególnie długi albo wynika z jednostronnego regulaminu, przed podpisaniem umowy warto skonsultować dokument z prawnikiem.

Najczęściej bezpiecznym punktem odniesienia jest 60 dni w relacjach prywatnych i 30 dni, gdy dłużnikiem jest zwykły podmiot publiczny. Odstępstwo wymaga analizy statusu stron, treści umowy i tego, czy długi termin został rzeczywiście uzgodniony, a nie tylko narzucony.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Przy ocenie konkretnej umowy lub dochodzeniu należności warto skonsultować się z prawnikiem.