Jak przeprowadzić podwyższenie kapitału zakładowego z kapitału zapasowego?

Podwyższenie kapitału zakładowego z kapitału zapasowego jest możliwe na podstawie art. 260 Kodeksu spółek handlowych. Nie wymaga nowych wpłat wspólników, ale wymaga uchwały o zmianie umowy spółki w formie protokołu notarialnego, wpisu do KRS oraz rozliczenia PCC i podatku dochodowego.

Na czym polega podwyższenie kapitału ze środków spółki?

Jest to przesunięcie środków między pozycjami kapitałów własnych. Pieniądze pozostają w spółce, lecz część kapitału zapasowego zostaje przeznaczona na zwiększenie kapitału zakładowego. Operacja nie powoduje więc dopływu gotówki ani zwiększenia majątku spółki.

Podstawę prawną stanowi art. 260 Kodeksu spółek handlowych. Uchwała może przeznaczyć na ten cel środki z kapitału zapasowego albo z kapitałów rezerwowych utworzonych z zysku spółki. Nowe udziały przypadają dotychczasowym wspólnikom proporcjonalnie do ich udziałów i nie wymagają objęcia.

Podwyższenie może polegać na ustanowieniu nowych udziałów albo na zwiększeniu wartości nominalnej udziałów już istniejących. W obu wariantach konieczna jest zmiana postanowień umowy spółki dotyczących kapitału zakładowego.

Co sprawdzić przed rozpoczęciem procedury?

Zarząd i wspólnicy nie powinni opierać się wyłącznie na jednej pozycji bilansu. Kapitał zapasowy musi być realnie dostępny do wykorzystania, a planowana uchwała powinna odpowiadać zarówno księgom spółki, jak i jej umowie.

Przed przygotowaniem dokumentów należy zweryfikować:

aktualny stan kapitału zapasowego oraz źródło jego utworzenia,
istnienie niepokrytych strat i ich wpływ na wysokość środków możliwych do wykorzystania,
postanowienia umowy spółki dotyczące tworzenia i użycia kapitału zapasowego,
kwotę, która ma zostać przeniesiona na kapitał zakładowy,
sposób podwyższenia, czyli nowe udziały albo zwiększenie wartości istniejących udziałów.

Można wykorzystać tylko część kapitału zapasowego. Częściowe podwyższenie bywa rozsądne, gdy spółka chce zachować rezerwę na bieżące wydatki, przyszłe straty lub inwestycje. Szczególnej analizy wymaga kapitał utworzony z agio, czyli nadwyżki ponad wartość nominalną udziałów, ponieważ jego wykorzystanie może mieć skutki podatkowe po stronie wspólników.

Jak przeprowadzić podwyższenie krok po kroku?

Przygotuj analizę finansową. Ustal wysokość kapitału zapasowego, niepokrytych strat i kwoty, którą można przeznaczyć na podwyższenie. Dokumenty powinny obejmować aktualne dane księgowe, a nie tylko poprzednie sprawozdanie finansowe.
Przygotuj projekt uchwały. Uchwała powinna wskazywać kwotę podwyższenia, źródło finansowania, sposób rozdysponowania nowych udziałów albo zmianę wartości udziałów oraz nowe brzmienie odpowiednich postanowień umowy spółki.
Zwołaj zgromadzenie wspólników i podejmij uchwałę. Zmiana umowy spółki wymaga co do zasady większości co najmniej 2/3 głosów, chyba że umowa przewiduje surowsze wymagania.
Przeprowadź czynność u notariusza. Uchwała o zmianie umowy spółki musi zostać ujęta w protokole sporządzonym przez notariusza. Samo księgowe przeksięgowanie środków nie zastępuje tej czynności.
Złóż wniosek do KRS. Zarząd zgłasza zmianę za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, dołączając wymagane dokumenty. Przy podwyższeniu ze środków spółki nie składa się oświadczeń o objęciu udziałów ani o wniesieniu wkładów, ponieważ nie ma nowych wkładów wspólników.
Ureguluj podatki i zaktualizuj dokumentację. Po wpisie należy uporządkować księgę udziałów, dokumentację księgową oraz informacje o kapitale ujawniane w dokumentach spółki. Podwyższenie staje się skuteczne po wpisie zmiany do KRS.

Do wniosku mogą być potrzebne między innymi uchwała wspólników, tekst jednolity umowy spółki, lista wspólników oraz formularze wymagane przez system rejestrowy. Zakres załączników warto potwierdzić przed złożeniem wniosku, ponieważ może zależeć od sposobu dokonania zmiany i praktyki sądu rejestrowego.

Jakie są skutki podatkowe?

PCC od zmiany umowy spółki

Podwyższenie kapitału zakładowego jest zmianą umowy spółki podlegającą podatkowi od czynności cywilnoprawnych. Stawka PCC wynosi 0,5% podstawy opodatkowania, którą co do zasady stanowi kwota podwyższenia kapitału zakładowego, pomniejszona o koszty związane z czynnością.

Jeżeli uchwała jest sporządzana w formie protokołu notarialnego, PCC zwykle pobiera notariusz jako płatnik. Przed czynnością należy potwierdzić z kancelarią wysokość podatku oraz opłat notarialnych.

Podatek dochodowy wspólnika

Przesunięcie środków z kapitału zapasowego na zakładowy może powodować powstanie przychodu u wspólnika z tytułu udziału w zyskach osób prawnych. W przypadku osoby fizycznej wynika to z art. 24 ust. 5 pkt 4 ustawy o PIT. Przepis obejmuje dochód przeznaczony na podwyższenie kapitału zakładowego oraz kwoty przekazane na ten kapitał z innych kapitałów spółki.

Co do zasady stosuje się 19% zryczałtowany podatek dochodowy. Spółka pełni funkcję płatnika, czyli powinna ustalić podstawę opodatkowania, pobrać podatek od wspólnika i przekazać go właściwemu urzędowi skarbowemu. Szczegółowy moment poboru i terminy rozliczenia trzeba ustalić z księgowym lub doradcą podatkowym, zwłaszcza gdy wpis do KRS następuje w innym terminie niż podjęcie uchwały.

U wspólnika będącego osobą prawną zastosowanie mogą mieć przepisy ustawy o CIT, w tym warunki zwolnienia dla określonych przychodów z udziału w zyskach osób prawnych. Nie można automatycznie przenosić zasad dotyczących osoby fizycznej na wspólnika będącego spółką.

Brak przepływu gotówki nie oznacza braku podatku dochodowego. Wspólnik otrzymuje ekonomiczną korzyść w postaci zwiększenia wartości nominalnej udziałów albo nowych udziałów, a spółka może mieć obowiązek pobrania podatku mimo braku środków przekazanych wspólnikowi.

Przed podjęciem uchwały trzeba więc zabezpieczyć środki na podatek. Nie należy mylić kapitalizacji rezerw z wypłatą dywidendy. Są to różne operacje, z odmiennymi skutkami prawnymi i księgowymi.

Środki spółki a nowe wkłady – czym różnią się te tryby?

Cecha	Podwyższenie ze środków spółki	Podwyższenie przez wkłady
Źródło finansowania	Kapitał zapasowy lub rezerwowy utworzony z zysku	Nowe wkłady pieniężne albo niepieniężne wspólników
Wpłata wspólnika	Nie ma wkładu na podwyższony kapitał	Wspólnik musi wnieść zadeklarowany wkład
Udziały	Przysługują dotychczasowym wspólnikom proporcjonalnie do udziałów	Mogą zostać objęte przez dotychczasowych lub nowych wspólników
Forma prawna	Uchwała o zmianie umowy spółki w protokole notarialnym	Zależy od trybu podwyższenia i postanowień umowy spółki
Podatki	PCC oraz możliwy podatek dochodowy po stronie wspólnika	PCC, a skutki dochodowe zależą od rodzaju wkładu i uczestników

Przewiń tabelę w bok →

Lista kontrolna przed wizytą u notariusza

Przed umówieniem czynności sprawdź, czy spółka ma przygotowane następujące elementy:

aktualny bilans i wyliczenie środków rzeczywiście dostępnych w kapitale zapasowym,
informację o niepokrytych stratach oraz źródle utworzenia kapitału zapasowego,
umowę spółki i projekt uchwały wraz ze zmianą wysokości kapitału zakładowego,
ustalenie, czy podwyższenie nastąpi przez nowe udziały, czy przez zwiększenie ich wartości nominalnej,
środki na PCC, podatek dochodowy i koszty czynności notarialnej,
dokumenty potrzebne do zgłoszenia zmiany w KRS.

Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy spółka traktuje operację jako zwykłe przeksięgowanie księgowe. W rzeczywistości potrzebne są jednocześnie prawidłowa uchwała, akt notarialny, wpis do KRS i rozliczenie podatków. Przy niejasnym pochodzeniu kapitału zapasowego, stratach z poprzednich lat albo wspólniku będącym osobą prawną dokumenty powinien przeanalizować prawnik lub doradca podatkowy.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej ani podatkowej. Przepisy i praktyka organów mogą się zmieniać, dlatego przed przeprowadzeniem czynności należy potwierdzić aktualne wymagania z notariuszem, księgowym lub doradcą podatkowym.