Faktura korygująca to dokument wystawiany przez sprzedawcę w celu poprawienia błędów merytorycznych na fakturze lub udokumentowania zmian, które nastąpiły po sprzedaży. Stosuje się ją między innymi przy zmianie ceny, zwrocie towaru, rabacie, błędnej ilości albo nieprawidłowej stawce VAT. Błędy wyłącznie formalne, takie jak literówka w adresie, mogą być natomiast poprawione notą korygującą wystawianą przez nabywcę.
Czym jest faktura korygująca?
Faktura korygująca odnosi się do wcześniej wystawionej faktury pierwotnej. Jej celem jest doprowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej do zgodności z rzeczywistym przebiegiem transakcji. Korekta może zmienić wartość sprzedaży, wysokość podatku VAT, liczbę towarów albo inne istotne informacje dotyczące świadczenia.
Dokument wystawia sprzedawca, czyli podmiot, który wystawił fakturę pierwotną. Może zrobić to z własnej inicjatywy albo po zgłoszeniu nieprawidłowości przez nabywcę. Ponieważ korekta często wpływa na rozliczenie VAT, nie należy zastępować jej notą korygującą, gdy zmiana dotyczy wartości transakcji.
Kiedy wystawić fakturę korygującą?
Fakturę korygującą wystawia się wtedy, gdy trzeba poprawić błąd wpływający na treść gospodarczą lub podatkową dokumentu albo odzwierciedlić zdarzenie, które nastąpiło już po sprzedaży. Dotyczy to w szczególności następujących sytuacji:
- Błędna cena jednostkowa lub wartość towaru albo usługi.
- Nieprawidłowa liczba lub ilość sprzedanych produktów.
- Zastosowanie niewłaściwej stawki albo kwoty podatku VAT.
- Zwrot całości lub części towaru.
- Udzielenie rabatu lub obniżki po wystawieniu faktury.
- Częściowy albo całkowity zwrot należności wynikający z anulowania części transakcji, reklamacji lub innego późniejszego zdarzenia.
Znaczenie ma przyczyna korekty. Jeżeli błąd istniał już w chwili wystawienia faktury, korekta naprawia pierwotną pomyłkę. Jeżeli rabat lub zwrot pojawił się dopiero po sprzedaży, dokument odzwierciedla nowe zdarzenie gospodarcze. W obu przypadkach korekta powinna jasno wskazywać zakres zmiany.
Faktura korygująca a nota korygująca
Podstawowa różnica dotyczy rodzaju poprawianego błędu oraz osoby wystawiającej dokument. Faktura korygująca służy do zmian merytorycznych, natomiast nota korygująca obejmuje co do zasady dane formalne, które nie wpływają na kwotę sprzedaży ani podatek.
| Cecha | Faktura korygująca | Nota korygująca |
|---|---|---|
| Rodzaj poprawianego błędu | Błąd merytoryczny, na przykład cena, ilość, wartość sprzedaży lub VAT | Błąd formalny, na przykład literówka w nazwie lub adresie |
| Kto wystawia? | Sprzedawca | Nabywca |
| Czy wpływa na rozliczenie? | Może zmieniać podstawę opodatkowania, VAT lub należność | Nie powinna zmieniać wartości transakcji ani podatku |
| Czy wymaga akceptacji? | Nie jako warunek wystawienia przez sprzedawcę | Tak, nota wymaga akceptacji sprzedawcy |
Notą korygującą można poprawić między innymi nazwę firmy, adres, oznaczenie towaru lub usługę oraz inne drobne pomyłki formalne. Nie służy ona do zmiany ceny, ilości, stawki VAT ani kwoty podatku. Wystawienie noty do błędu wpływającego na wartość transakcji może oznaczać konieczność sporządzenia właściwej faktury korygującej przez sprzedawcę.
Co powinna zawierać faktura korygująca?
Dokument musi pozwalać na jednoznaczne powiązanie go z fakturą pierwotną oraz ustalenie, co zostało zmienione. W fakturze korygującej należy ująć:
- Oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”.
- Kolejny numer i datę wystawienia dokumentu.
- Dane pozwalające zidentyfikować fakturę pierwotną, w tym jej numer i datę.
- Przyczynę dokonania korekty.
- Wskazanie korygowanych pozycji oraz wartości przed i po zmianie, jeśli jest to potrzebne do ustalenia zakresu korekty.
- Prawidłowe dane i kwoty po korekcie, w tym podstawę opodatkowania, VAT i należność, gdy zmiana ich dotyczy.
Sposób ujęcia danych może zależeć od rodzaju korekty i używanego programu fakturowego. Najważniejsze jest to, aby z dokumentu jasno wynikała przyczyna oraz zakres zmiany.
KSeF a faktury korygujące
Jeżeli faktura pierwotna została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur, korektę również przesyła się do KSeF. Taki dokument powinien zawierać numer KSeF faktury pierwotnej, dzięki któremu system może powiązać oba dokumenty. Po przyjęciu korekty przez system otrzymuje ona własny numer KSeF.
W przypadku korekty zmniejszającej podstawę opodatkowania lub podatek, czyli korekty in minus, nie ma potrzeby uzyskiwania od nabywcy osobnego potwierdzenia odbioru, jeżeli dokument został przekazany za pośrednictwem KSeF. Rejestracja korekty w systemie zastępuje tradycyjne potwierdzanie jej odbioru.
Przy korekcie faktury z KSeF najpierw sprawdź numer faktury pierwotnej. Bez prawidłowego powiązania dokumentów korekta może wymagać wyjaśnienia lub poprawy.
W przypadku faktury wystawionej poza KSeF, na przykład przed objęciem danego dokumentu obowiązkiem korzystania z systemu, zastosowanie mogą mieć odrębne zasady przejściowe. Przy nietypowych korektach zbiorczych lub transakcjach międzynarodowych sposób rozliczenia warto uzgodnić z księgowym.
Co sprawdzić przed wystawieniem korekty?
Przed sporządzeniem dokumentu zweryfikuj następujące kwestie:
- Czy problem dotyczy wartości transakcji lub VAT, czy tylko danych formalnych?
- Czy właściwym dokumentem będzie faktura korygująca, a nie nota korygująca?
- Czy masz numer, datę i pełne dane faktury pierwotnej?
- Czy przyczyna korekty jasno opisuje zmianę?
- Czy w przypadku KSeF wpisano prawidłowy numer KSeF faktury korygowanej?
Najprostsza zasada jest taka: sprzedawca koryguje błędy merytoryczne fakturą korygującą, a nabywca poprawia drobne błędy formalne notą korygującą. Taki podział pozwala właściwie udokumentować zmianę i ogranicza ryzyko nieprawidłowego rozliczenia VAT.
