Co do zasady długi firmowe, czyli roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, przedawniają się po 3 latach. Nie oznacza to jednak, że termin zawsze upływa dokładnie w rocznicę wymagalności faktury. Jeżeli ustawowy termin wynosi co najmniej 2 lata, jego koniec przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego.
Jakie terminy przedawnienia dotyczą przedsiębiorcy?
Zasady przedawnienia roszczeń majątkowych określa Kodeks cywilny, w szczególności art. 117–125. Dla niezapłaconych faktur, należności za towary lub usługi oraz innych roszczeń powstałych w związku z działalnością gospodarczą podstawowy termin wynosi 3 lata.
Przedawnienie nie powoduje wygaśnięcia długu. Zobowiązanie nadal istnieje, ale wierzyciel może stracić możliwość przymusowego dochodzenia zapłaty. W relacjach między przedsiębiorcami dłużnik powinien co do zasady podnieść zarzut przedawnienia. Sąd zazwyczaj nie uwzględnia tej kwestii z urzędu.
| Rodzaj roszczenia | Termin przedawnienia | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Roszczenie związane z działalnością gospodarczą, na przykład niezapłacona faktura B2B | 3 lata | Art. 118 Kodeksu cywilnego |
| Roszczenie o świadczenie okresowe | 3 lata | Art. 118 Kodeksu cywilnego |
| Roszczenie stwierdzone prawomocnym wyrokiem lub ugodą sądową | 6 lat | Art. 125 Kodeksu cywilnego |
| Ogólne roszczenie majątkowe niezwiązane z działalnością gospodarczą | 6 lat | Art. 118 Kodeksu cywilnego |
W przypadku wyroku lub ugody sądowej trzeba sprawdzić, od kiedy biegnie nowy termin. Jeżeli roszczenie było objęte postępowaniem egzekucyjnym, znaczenie może mieć data zakończenia tego postępowania.
Jak obliczyć termin przedawnienia niezapłaconej faktury?
Obliczenie wymaga ustalenia daty wymagalności, właściwego terminu ustawowego oraz tego, czy po drodze nie doszło do przerwania biegu przedawnienia. Możesz przejść przez następujące etapy:
- Ustal datę wymagalności – zwykle jest nią dzień następujący po terminie płatności wskazanym na fakturze lub w umowie.
- Wybierz właściwy termin – dla roszczenia związanego z działalnością gospodarczą najczęściej będą to 3 lata.
- Dodaj ustawowy okres – sprawdź, w którym roku upływa trzyletni termin liczony od wymagalności.
- Przesuń koniec terminu na koniec roku – przy terminie wynoszącym co najmniej 2 lata przedawnienie przypada na 31 grudnia tego roku.
Przykład: jeżeli faktura stała się wymagalna 16 czerwca 2023 roku, trzyletni termin upłynąłby w czerwcu 2026 roku. Zgodnie z zasadą obowiązującą po nowelizacji przepisów z 2018 roku, koniec terminu przypada jednak na 31 grudnia 2026 roku.
Jeżeli faktura obejmuje kilka niezależnych świadczeń albo rat, termin przedawnienia może być liczony osobno dla każdej należności. Wymaga to analizy umowy, harmonogramu płatności i dokumentów księgowych.
Co przerywa bieg przedawnienia?
Samo wysłanie zwykłego wezwania do zapłaty nie zawsze przerywa bieg przedawnienia. Skutek ten wywołują przede wszystkim czynności przewidziane w przepisach, podjęte przed właściwym organem w celu dochodzenia, ustalenia albo zabezpieczenia roszczenia, a także uznanie długu przez dłużnika.
Najczęściej znaczenie mają następujące zdarzenia:
- Wniesienie pozwu – rozpoczęcie postępowania przed sądem w celu dochodzenia należności.
- Wniosek egzekucyjny – skierowanie do egzekucji roszczenia stwierdzonego tytułem wykonawczym.
- Uznanie długu – wyraźne potwierdzenie istnienia zobowiązania, na przykład w piśmie lub ugodzie.
- Częściowa spłata – może zostać potraktowana jako uznanie roszczenia i rozpocząć bieg terminu na nowo.
Po przerwaniu biegu przedawnienia termin nie jest kontynuowany od dotychczasowego miejsca. Co do zasady zaczyna biec od nowa po zakończeniu czynności lub postępowania, które spowodowało przerwanie. Dlatego data pierwszej zaległości nie wystarcza do oceny sprawy.
Jeżeli jesteś dłużnikiem i otrzymujesz po latach wezwanie do zapłaty, nie podpisuj pochopnie ugody, nie proś o raty i nie dokonuj częściowej wpłaty bez sprawdzenia dokumentów. Takie zachowanie może zostać uznane za potwierdzenie długu. Z drugiej strony wierzyciel powinien pamiętać, że sama korespondencja windykacyjna nie zastępuje czynności procesowej i nie zawsze zabezpiecza roszczenie przed przedawnieniem.
Jak przedsiębiorca może zabezpieczyć wierzytelność?
Przedawnieniu łatwiej zapobiegać, gdy firma prowadzi prostą ewidencję należności wraz z datami wymagalności i informacją o podjętych czynnościach. Przed końcem każdego roku warto przeanalizować roszczenia, dla których zbliża się ustawowy termin.
Wierzyciel powinien w szczególności:
- monitorować terminy płatności i szybko reagować na opóźnienia kontrahentów,
- ustalać datę wymagalności każdej faktury, raty lub innego świadczenia,
- sprawdzać, czy doszło do uznania długu, ugody albo innej czynności wpływającej na termin,
- podjąć właściwe działania prawne przed upływem terminu, gdy negocjacje nie dają realnej szansy na zapłatę.
W relacjach B2B trzy lata nie zawsze oznaczają trzy lata od daty wystawienia faktury. Decydują data wymagalności, zasada końca roku kalendarzowego oraz ewentualne przerwania biegu przedawnienia.
Dłużnik, który chce skorzystać z przedawnienia, powinien przedstawić dokumenty pozwalające odtworzyć historię zobowiązania. W postępowaniu sądowym trzeba wyraźnie podnieść zarzut przedawnienia. Bez tego sąd może nie uwzględnić upływu terminu, zwłaszcza w sprawie między przedsiębiorcami.
Jeżeli sprawa dotyczy wyroku, egzekucji komorniczej, kilku ugód albo częściowych spłat, samodzielne wyliczenie może być ryzykowne. W takiej sytuacji warto przeanalizować dokumenty z radcą prawnym lub adwokatem.
Najkrótsza odpowiedź brzmi więc: dług firmowy przedawnia się co do zasady po 3 latach, ale końcową datą jest zwykle 31 grudnia właściwego roku. Wyrok lub ugoda sądowa mogą wydłużyć termin do 6 lat, a czynności procesowe lub uznanie długu mogą rozpocząć jego bieg od nowa.
Artykuł nie stanowi porady prawnej. W konkretnej sprawie termin przedawnienia może zależeć między innymi od rodzaju roszczenia, treści umowy, daty wymagalności, postępowania sądowego lub egzekucyjnego oraz czynności podejmowanych przez strony.
