Prokura to szczególne, ustawowe pełnomocnictwo, które pozwala prokurentowi reprezentować spółkę w niemal wszystkich czynnościach sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokurent może dzięki niej podpisywać umowy, występować przed urzędami i sądami oraz zaciągać zobowiązania w imieniu spółki. Nie staje się jednak członkiem zarządu, a jego umocowanie nie obejmuje kilku czynności wskazanych wprost w Kodeksie cywilnym.
Czym jest prokura w spółce?
Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa uregulowanym w art. 1091–1099 Kodeksu cywilnego. Może jej udzielić przedsiębiorca podlegający obowiązkowi wpisu do CEIDG albo do rejestru przedsiębiorców KRS. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyzję o ustanowieniu prokury podejmuje zarząd.
Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie może nim zostać spółka ani inna osoba prawna. Prokura jest nieprzenoszalna, co oznacza, że prokurent nie może przekazać jej innej osobie. Może natomiast udzielić dalszego pełnomocnictwa do określonej czynności lub kategorii czynności, jeżeli pozwala na to zakres jego umocowania.
Informacja o prokurencie i rodzaju prokury jest ujawniana w KRS. Wpis ma charakter deklaratoryjny, czyli potwierdza istniejące umocowanie, ale co do zasady nie tworzy go. Dla kontrahenta jest jednak ważnym źródłem informacji, ponieważ pozwala sprawdzić, kto może reprezentować spółkę i czy prokura jest samoistna, czy łączna.
Prokurent nie jest członkiem zarządu. Jego rola opiera się na pełnomocnictwie, a nie na uczestnictwie w organie spółki. W codziennym obrocie może jednak wykonywać wiele czynności reprezentacyjnych podobnych do tych, które podejmują członkowie zarządu.
Co może prokurent i jakie ma ograniczenia?
Zakres prokury obejmuje wszelkie czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokurent może więc działać przed sądami i urzędami, podpisywać umowy handlowe, składać oświadczenia woli, prowadzić rozmowy z bankami oraz reprezentować spółkę wobec kontrahentów.
Jeżeli ustanowiono prokurę samoistną, prokurent może działać samodzielnie. Prokura łączna wymaga natomiast współdziałania z innym prokurentem albo – gdy tak określono – z członkiem zarządu. Rodzaj prokury powinien wynikać z wpisu w KRS.
Istotną cechą prokury jest to, że jej wewnętrznych ograniczeń nie można skutecznie powoływać wobec osób trzecich. Jeżeli zarząd poleci prokurentowi, aby nie zawierał umów powyżej określonej kwoty, takie ustalenie wiąże prokurenta wewnątrz spółki, ale co do zasady nie pozbawia skuteczności czynności dokonanej wobec kontrahenta. To właśnie zapewnia bezpieczeństwo obrotu.
Na podstawie samej prokury prokurent nie może dokonać następujących czynności:
- Zbyć przedsiębiorstwa bez pełnomocnictwa do konkretnej czynności.
- Oddać przedsiębiorstwa do czasowego korzystania, na przykład w najem lub dzierżawę, bez dodatkowego umocowania.
- Zbyć nieruchomości należącej do spółki bez pełnomocnictwa szczególnego.
- Obciążyć nieruchomości, na przykład hipoteką, służebnością lub użytkowaniem, bez odrębnego pełnomocnictwa.
W sprawach dotyczących nieruchomości zakres umocowania trzeba oceniać ostrożnie. Jeżeli istnieje wątpliwość, czy planowana czynność mieści się w prokurze, bezpieczniej jest udzielić prokurentowi pełnomocnictwa szczególnego.
Prokura nie oznacza też automatycznie prawa do prowadzenia spraw spółki w znaczeniu organizacyjnym. Prokurent może reprezentować spółkę na zewnątrz, ale do podejmowania decyzji dotyczących bieżącego zarządzania może potrzebować dodatkowego upoważnienia, na przykład wynikającego z umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego albo osobnego pełnomocnictwa.
Prokura a zwykłe pełnomocnictwo – najważniejsze różnice
Prokura i pełnomocnictwo pozwalają działać w cudzym imieniu, ale różnią się źródłem umocowania i zakresem ochrony kontrahenta. Najważniejsze cechy obu instytucji przedstawia tabela:
| Kryterium | Prokura | Pełnomocnictwo zwykłe |
|---|---|---|
| Zakres umocowania | Ustawowo szeroki, obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa | Zakres określa mocodawca, na przykład dla jednej czynności lub określonego rodzaju spraw |
| Podstawa prawna | Kodeks cywilny, w szczególności art. 1091–1099 | Przepisy o pełnomocnictwie w Kodeksie cywilnym |
| Osoba umocowana | Wyłącznie osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych | Co do zasady osoba wskazana przez mocodawcę, w granicach wymaganych przez przepisy |
| Wpis do KRS | Tak, udzielenie i wygaśnięcie prokury podlega ujawnieniu | Nie istnieje powszechny rejestr zwykłych pełnomocnictw |
| Skuteczność ograniczeń wobec kontrahentów | Co do zasady ograniczenia nie są skuteczne wobec osób trzecich | Zakres umocowania wynika z treści pełnomocnictwa i może być powoływany wobec osób trzecich |
Jak ustanowić i odwołać prokurenta?
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością ustanowienie prokury wymaga jednomyślnej uchwały wszystkich członków zarządu. Samą uchwałę należy odróżnić od udzielenia prokury konkretnej osobie. Procedura obejmuje zazwyczaj następujące czynności:
- Zarząd podejmuje jednomyślną uchwałę o ustanowieniu prokury i określa jej rodzaj.
- Spółka składa pisemne oświadczenie o udzieleniu prokury wskazanej osobie.
- Prokurent wyraża zgodę na pełnienie funkcji.
- Spółka zgłasza prokurenta i rodzaj prokury do KRS.
- Po ujawnieniu wpisu kontrahenci mogą zweryfikować umocowanie w rejestrze.
Prokura wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Przy zgłoszeniu do KRS podaje się dane pozwalające zidentyfikować prokurenta, w tym jego imię, nazwisko i adres do doręczeń.
Odwołanie prokury jest możliwe w każdym czasie i nie wymaga zgody prokurenta. W spółce z o.o. może go odwołać każdy członek zarządu działający samodzielnie, niezależnie od zasad reprezentacji spółki. Następnie należy złożyć wniosek o wykreślenie prokury z KRS. W relacji wewnętrznej najlepiej także przekazać prokurentowi wyraźne oświadczenie o odwołaniu, aby nie było wątpliwości co do momentu utraty umocowania.
Za co odpowiada prokurent?
Prokurent nie odpowiada subsydiarnie za długi spółki tylko dlatego, że został ustanowiony prokurentem. Zobowiązania zaciągnięte przez niego w granicach prokury obciążają spółkę, a nie jego prywatny majątek.
Prokurent może jednak odpowiadać za własne działania lub zaniechania. Jeżeli naruszy obowiązki wobec spółki, przekroczy udzielone mu dodatkowe upoważnienie albo doprowadzi do powstania szkody, spółka może dochodzić od niego odszkodowania na zasadach ogólnych. W określonych sytuacjach konsekwencje mogą dotyczyć także relacji z kontrahentem lub odpowiedzialności karnej.
Prokura powinna być powierzana osobie, której spółka ufa. Szeroki zakres umocowania zwiększa szybkość działania, ale jednocześnie ogranicza możliwość bieżącej kontroli każdej czynności przez zarząd.
Dlatego ustanowienie prokurenta ma sens zwłaszcza wtedy, gdy spółka potrzebuje osoby stale reprezentującej ją wobec kontrahentów, urzędów lub banków. Przy wyborze między prokurą samoistną a łączną trzeba zestawić wygodę samodzielnego działania z potrzebą dodatkowej kontroli.
Prokura daje prokurentowi szerokie uprawnienia reprezentacyjne, ale nie czyni go członkiem zarządu ani właścicielem spółki. Najważniejsze dla przedsiębiorcy są trzy zasady: zakres prokury wynika z ustawy, jej ograniczenia co do zasady nie wiążą kontrahentów, a czynności dotyczące przedsiębiorstwa i nieruchomości wymagają dodatkowego pełnomocnictwa szczególnego.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku czynności dotyczących nieruchomości, przedsiębiorstwa lub sporu co do reprezentacji warto skonsultować dokumenty z prawnikiem.
